O Compliance se origina do verbo inglês “To Comply”, que significa estar de acordo, ou seja, estar em conformidade, se comprometer e estar submetido a uma regra ou pedido. Esta metodologia teve início na virada do século 20 nos Estados Unidos, diante da necessidade dos órgãos regulamentarem operações financeiras. Após isso, essa forma de atuação se expandiu às organizações Europeias e demais localidades, até chegar ao Brasil.
O substantivo Compliance também é entendido como Conformidade. É possível aplicar um Programa de Compliance e gestão de riscos dentro de Condomínios em sua gestão, e não somente em organizações empresariais. Em Condomínios não deve ser diferente, dado os valores expressivos que lida no dia a dia, da complexidade do segmento envolvido, bem como o fato de que se refere ao lar de seus condôminos e patrimônio auferido, e especialmente o fato de que o Síndico responde civil e penalmente pelos atos tomados ou desídias em sua gestão.
Fazer Compliance Condominial, é conhecer e adotar diretrizes e procedimentos corretos para o Condomínio que se administra, é seguir os procedimentos aprovados em assembleias, é elaborar uma atualização da Convenção de Condomínio e Regimento Interno, agir e adaptar o Condomínio em conformidade com as determinações legais de um modo geral e Legislação vigente.
Os benefícios de um programa Compliance Condominial, seria a prevenção de problemas e prejuízos ao Condomínio, ao Síndico e aos Condôminos, criando barreiras, uma vez que os Condomínios são passíveis de falhas no Cumprimento da Legislação vigente. Traz a gestão maior transparência e tranquilidade aos Condôminos, segurança e redução de custos e fluxo de caixa, bem como uma uniformização de práticas e procedimentos.
Podemos resumir que o Compliance Condominial pode ser realizado com as seguintes etapas: Auditorias internas/externas e Dui Diligence de terceiros para a avaliação de riscos; Definição de Politicas Internas e Implementação; Execução das Políticas Internas e Treinamentos; Monitoramento e Fiscalização contínua; Ajustes necessários e melhorias;
Importante também estabelecer uma boa gestão contratual, bem como relações éticas e transparentes com os prestadores de serviços do Condomínio, e um Programa de Compliance pode ser extremamente eficaz ao Condomínio, trazendo a garantia de que estas relações com prestadores de serviços terceiros estarão regulares, incluindo-se regras de relações comerciais.
Os problemas mais comuns hoje em uma contratação, decorrem pela falta do Compliance e da falta de realização deste preventivo na escolha dos fornecedores ou má gestão contratual, seja diante da falta de clareza no objeto do contrato e obrigações acessórias, ausência de fiscalização e aplicação de penalidade contratual tempestiva. Além disso, a falta do Compliance nas relações trabalhistas envolvendo colaboradores que atuam diretamente no Condomínio.
É de extrema importância que o Gestor Responsável e/ou Síndico, consulte o seu Advogado Profissional de Confiança do Condomínio, buscando um auxílio especializado na aplicação do Programa de Compliance em seu Condomínio e consequentemente em suas contratações e atuações com colaboradores internos, resguardando assim o Condomínio e o próprio Gestor Responsável e/ou Síndico como Responsável Legal do Condomínio, de uma série de fatores e riscos que poderá estar exposto.
Dado o avanço das melhores práticas de Governança aos condomínios, os Condomínios já estão adotando medidas mais rigorosas e critérios adicionais em seus modelos de contratação. Todo este conjunto de controles qualifica e aumenta a credibilidade dos diretamente envolvidos nas relações comerciais, contratuais e trabalhistas, bem como tranquilidade ao Gestor Responsável e/ou Síndico, e naturalmente aos Condôminos, em relação à prevenção do condomínio de práticas ilícitas e de fraudes e corrupção.
Por Camila Katrin Kuppas Costa – Advogada e Sócia do Kuppas & Araújo Advogados Associados
– Compliance e Gestão de Riscos com Ênfase em Governança e Inovação.
